Stefan Rosenau beschäftigt sich seit Jahren mit Zahlungsinnovation — vom bargeldlosen Bezahlen an Festivalbändchen bis zu RFID-Fankarten in Stadien. Heute ist er als Senior Account Executive für den deutschen Markt bei KUARIO tätig und Mitglied im Ausschuss für Zahlungssysteme des Bundesverbands der Deutschen Vending-Automatenwirtschaft (BDV). In dieser Rolle begleitet er Vending-Operator beim Aufbau einer modernen, vernetzten Zahlungsinfrastruktur.
Wir haben mit Stefan über die Zahlungsmodernisierung in Deutschland gesprochen, über die operativen Herausforderungen, mit denen Operator heute konfrontiert sind — und darüber, warum Vereinfachung genauso wichtig geworden ist wie Innovation.
Wo stehen mittelgroße Operator im deutschen Markt aktuell in Sachen Zahlungsmodernisierung?
Die Frage hat sich verschoben. Kein Operator fragt heute noch: „Soll ich auf bargeldlos umstellen?“ Diese Entscheidung ist gefallen. Die eigentliche Frage lautet jetzt: „Wie modernisiere ich meinen Automatenpark, ohne dass daraus ein Großprojekt wird?“
Die meisten Operator, mit denen ich spreche, befinden sich mitten in diesem Prozess. Der Einstieg ist gemacht — aber sie verwalten noch zu viele separate Systeme: eines für Zahlungen, eines für Telemetrie und die Abstimmung diverser Geld-Clearing-Kanäle. Genau in dieser Fragmentierung entsteht ein Großteil der versteckten Betriebskosten.
Was passiert konkret, wenn diese Systeme getrennt laufen?
Jedes zusätzliche System bedeutet eine weitere Rechnung, einen weiteren Ansprechpartner und einen weiteren Abstimmungsaufwand am Monatsende. Wenn etwas schiefläuft, koordiniert der Operator zwischen mehreren Lieferanten, bevor überhaupt klar ist, wo das Problem liegt.
Die Operator, die am meisten kämpfen, sind oft nicht diejenigen mit veralteten Maschinen. Viele haben bereits moderne Hardware — aber die Verwaltung drum herum ist mit der Zeit immer aufwendiger geworden.
Sie sitzen im BDV-Zahlungsausschuss. Welche Themen sollten Operator gerade im Blick behalten?
Drei Bereiche sind derzeit besonders relevant.
Fiskalisierung— Es gibt noch keinen vollständig einheitlichen Standard in Deutschland. TSE ist in der Kassenwelt das gängige Instrument, um Transaktionsdaten revisionssicher zu machen, EVA-DTS-Dateien allein werden von den Behörden nicht als ausreichend angesehen. Wir wissen noch nicht was auf uns zukommt und ein einheitlicher Standard ist zunächst nicht absehbar. Operator sollen darauf achten, dass Systeme online und für die Zukunft gerüstet sind
Barrierefreiheit — Seit dem 28. Juni 2025 müssen alle neu in Betrieb genommenen Zahlungsterminals die Anforderungen des European Accessibility Act (EAA) erfüllen — unter anderem taktiles Feedback und kontrastreiche Displays. Bestehende Geräte genießen Bestandsschutz; eine sofortige Umrüstung ist nicht erforderlich.
Telemetrie — Die Branche bewegt sich weg von manuellen Ablesungen hin zu datengestützten Entscheidungen. Echtzeit-Daten optimieren Touren, reduzieren Leerläufe und automatisieren die Abrechnung. Wichtig dabei: Die Daten gehören Ihnen — auch wenn sie von externen Anbietern ausgewertet werden.
Viele Operator fürchten, dass Modernisierung bedeutet, funktionierende Maschinen auszutauschen. Stimmt das?
Fast nie. Wenn eine Maschine MDB unterstützt — und das tun die meisten — gibt es in der Regel keinen Grund, sie zu ersetzen. Die Maschine selbst läuft oft einwandfrei. Veraltet ist das Zahlungsterminal.
Das sehen wir bei KUARIO regelmäßig: Operator haben Fuhrparks, die technisch gut funktionieren — aber es fehlen kontaktloses Bezahlen, Fernpreismanagement und Echtzeit-Transaktionsdaten. Wer nur das Terminal austauscht, löst diese Probleme, ohne die Maschine anzufassen. Das hält sowohl die Kosten als auch die Betriebsunterbrechung gering.Welche Frage stellen Operator Ihnen nie — obwohl sie sollten?
Sie sollten nach dem am meisten unterschätzten Kostenfaktor im Vending fragen: Zeit! Genauer gesagt: der Verwaltungsaufwand, der heute noch manuell erledigt wird.
Operator verbringen erhebliche Zeit damit, Berichte abzugleichen, unnötige Serviceeinsätze zu koordinieren oder Preise, Gerät für Gerät zu pflegen. Drei separate Systeme zu betreiben ist wie drei Autos gleichzeitig zu warten — aufwendig und teuer. Wer diese Prozesse genau unter die Lupe nimmt, stellt fest, dass die operativen Kosten oft erheblich höher sind als erwartet.
In der Branche dreht sich die Diskussion stark um Transaktionsgebühren — zu Recht. Aber in vielen Fällen wirkt sich die operative Belastung durch fragmentierte Systeme und manuelle Prozesse langfristig stärker auf die Marge aus.
Wie sieht es in der Praxis aus, wenn ein Operator alles auf einer einzigen Plattform zusammenführt?
In der Praxis bedeutet es: weniger Komplexität im gesamten Betrieb.
Statt mehrere Rechnungen, Berichte und Ansprechpartner zu jonglieren, arbeiten Operator mit einer Plattform, einem konsolidierten Bericht und einer Auszahlung. Die Abstimmung wird deutlich einfacher, weil Umsätze und Abrechnung automatisch verknüpft sind.
Auch Serviceeinsätze werden effizienter, weil Operator in Echtzeit sehen, welche Maschinen tatsächlich Aufmerksamkeit brauchen.
Bei KUARIO haben wir die Plattform genau nach diesem Prinzip aufgebaut: Zahlungen, Telemetrie und Reporting — über ein Gerät, eine Anbindung, einen Ansprechpartner. Für Operator mit wachsenden Fuhrparks gewinnt diese Vereinfachung zunehmend an Wert.
Was unterscheidet Operator, die erfolgreich skalieren, von denen, die kämpfen?
Wer erfolgreich skaliert, verlässt sich nicht mehr allein auf Erfahrungswerte. Diese Operator nutzen Echtzeit-Daten, um zu verstehen, welche Maschinen nachgefüllt werden müssen, welche Standorte unterperformen und wo ein Serviceeinsatz wirklich notwendig ist.
Sie betrachten Zahlungen auch nicht mehr als isolierte Funktion. Die erfolgreichsten Operator denken Zahlung, Maschinenverwaltung und Kundenerlebnis als zusammenhängende Einheit. Kundenbindungsprogramme, Fernpreissteuerung und Transaktionsübersicht sind für sie keine Extras mehr — sondern Teil des operativen Standards.
Wer die Modernisierung aufschiebt, holt sie später unter deutlich größerem Druck nach.
Vielen Dank, Stefan. Mehr darüber, wie KUARIO Operator dabei unterstützt, Zahlungen, Telemetrie und Reporting über ein Gerät, eine Plattform und eine Abrechnung zu vereinfachen, erfahren Sie auf kuario.com.
Stefan hat seine Einschätzungen zur Standortmarge und den versteckten Kosten im Betrieb auch im Leitfaden „Welche Ihrer Automaten verdienen wirklich Geld?“ vertieft — gemeinsam mit Yanik Larsen, Geschäftsführer von Larsen Automaten, ein BDV-Mitglied.
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