Jeden Tag holen sich Hunderte Menschen an der Wageningen University & Research (WUR) einen Kaffee: Studierende zwischen Vorlesungen, Mitarbeitende zwischen Meetings und Gäste während ihres Besuchs. Hinter dieser einfachen Transaktion stand jedoch eine Zahlungsumgebung, die nicht auf eine spezifische Nutzergruppe ausgelegt war.
Als eine der weltweit führenden Forschungseinrichtungen benötigte WUR eine Lösung für ihre Self-Service-Automaten, die jeden Nutzer individuell erkennen kann. So lassen sich Preise, Berechtigungen und Zahlungsarten dynamisch anpassen – abhängig davon, wer gerade vor der Kaffeemaschine steht.
Um dieser Komplexität gerecht zu werden, suchte die Universität nach einem Ansatz, der alle Nutzergruppen abdeckt, ohne zusätzlichen operativen Aufwand zu verursachen. Aufbauend auf der langjährigen Zusammenarbeit mit KUARIO, plant WUR den Einsatz des HybridPay Terminals (HPT25) an ausgewählten Standorten auf dem Campus. Die Ergebnisse zeigen den wachsenden Bedarf an flexiblen Zahlungslösungen im Hochschulbereich.
Die Herausforderung
Die zentrale Herausforderung für WUR bestand nicht nur darin, zusätzliche Zahlungsoptionen anzubieten. Vielmehr ging es darum, eine gemeinsame Umgebung zu verwalten, in der sich die Berechtigungen der Nutzer auf ein und derselben Maschine, am gleichen Standort, unterscheiden.
Ein Mitarbeitender, der Anspruch auf kostenlosen Kaffee hat, ein Studierender mit vergünstigtem Preis und ein Besucher ohne Campuskarte können innerhalb weniger Minuten dieselbe Kaffeemaschine nutzen. Jede Transaktion musste dabei korrekt, automatisch und reibungslos ablaufen.
Gleichzeitig wollte WUR vermeiden, mehrere Kartenterminals einzusetzen – etwa eines für Closed-Loop-Zahlungen (z. B. Studierendenausweise) und ein weiteres für Open-Loop-Zahlungen (z. B. Kredit- und Debitkarten oder mobile Wallets). Solche Setups führen häufig zu Verwirrung bei Nutzern und zu fragmentierten Auswertungen.
Da sich die Berechtigungen je nach Nutzergruppe unterscheiden, benötigten die Finanz- und Betriebsteams zudem volle Transparenz darüber, wer bezahlt, welche Leistungen subventioniert werden und wie die Kosten verteilt sind. Diese Transparenz fehlte bislang.
Die Lösung
WUR entschied sich für KUARIO, einen bewährten Partner, dessen Technologie sich kontinuierlich an veränderte Anforderungen anpasst. Im Zentrum der Lösung steht das HybridPay Terminal (HPT25), das einen schlanken Ansatz für Zahlungen in gemeinsam genutzten Umgebungen bietet.
Durch die Kombination von Closed-Loop- und Open-Loop-Zahlungen in einem einzigen Gerät ermöglicht das HPT25 nahtlose, nutzerspezifische Transaktionen. Wenn ein Studierender seine Campuskarte nutzt, erkennt das System ihn automatisch und wendet den entsprechenden Preis an. Mitarbeitende erhalten ihre Berechtigungen ohne zusätzliche Schritte, während Besucher sofort mit ihrer Bankkarte bezahlen können – so einfach wie im Einzelhandel.
Ein Gerät. Drei unterschiedliche Nutzererlebnisse. Sicher und ohne Reibungsverluste.
Betreiber definieren Berechtigungen einmal zentral, und das System wendet diese konsistent über alle Standorte hinweg an. Preise werden zentral verwaltet, sodass keine separate Hardware für unterschiedliche Nutzergruppen erforderlich ist.
Für Finanz- und Betriebsteams wird die Abrechnung deutlich vereinfacht: ein Anbieter, ein Bericht, eine Auszahlung. KUARIO übernimmt sowohl Clearing als auch Settlement, wodurch manuelle Zusammenführungen aus verschiedenen Systemen entfallen.
„Für uns war KUARIO die naheliegende Lösung. Das HPT25 bietet unseren Nutzern das Beste aus beiden Welten und hält gleichzeitig das Backend-Reporting übersichtlich.“
— René de Koster, Projekt-/Applikationsmanager, Wageningen University & Research
Warum Closed Loop auf dem Campus weiterhin relevant ist
In der Diskussion um Campus-Zahlungen wird häufig zwischen Open-Loop- und Closed-Loop-Systemen unterschieden. In der Praxis benötigen Einrichtungen wie WUR jedoch beides.
„Physische Campuskarten bleiben wichtig, da sie über das Bezahlen hinaus mehrere Funktionen erfüllen, etwa Identifikation und Zutrittskontrolle. Gleichzeitig erwarten Nutzer zunehmend schnelle und flexible Zahlungsmöglichkeiten.“
— René de Koster
Die HybridPay-Lösung von KUARIO ersetzt die Campuskarte nicht – sie erweitert deren Funktionalität. Gerade in Umgebungen mit heterogenen Nutzergruppen ist Flexibilität entscheidend.
Wie René zusammenfasst:
„Wenn Sie einen hybriden Standort haben, an dem Studierende, Mitarbeitende und Besucher zusammenkommen, ist das die richtige Lösung.“
Skalierbarkeit
WUR betreibt mehrere Gebäude und Standorte in den Niederlanden. Jede Lösung musste sich einfach implementieren lassen, ohne neue Infrastruktur zu erfordern.
Die HybridPay-Terminals werden im Rahmen regulärer Serviceeinsätze installiert und lassen sich problemlos auf weitere Automaten und Standorte ausweiten, ohne bestehende Geräte ersetzen zu müssen.
„Für uns bedeutet Skalierbarkeit nicht nur, mehr Automaten hinzuzufügen, sondern vor allem, unsere Abläufe konsistent zu halten, während wir wachsen.“
— René de Koster
Ergebnisse im Überblick
Für Nutzer:
- Ein Terminal für alle Zahlungsarten
- Automatische Preisgestaltung und Berechtigungen beim Bezahlen
- Nahtloser Zugang für Besucher ohne Campuskonto
- Schnellere und intuitivere Nutzererfahrung
Für Wageningen:
- Reduzierte Hardware-Komplexität am Point of Sale
- Konsolidiertes Reporting über Nutzer, Automaten und Standorte hinweg
- Zentrale Preis- und Konfigurationsverwaltung
- Skalierbare Plattform für zukünftige Campus-Services
Ausblick
Zahlungsumgebungen auf dem Campus werden sich weiterentwickeln. Komplexität lässt sich dabei nicht vermeiden – mit der richtigen Grundlage wird sie jedoch beherrschbar.
An der Wageningen University & Research zeigt die HybridPay-Lösung von KUARIO, wie das in der Praxis aussieht: ein Zahlungserlebnis, das für alle Nutzer funktioniert – kombiniert mit der Transparenz und Kontrolle, die nötig sind, um ein komplexes System souverän zu steuern.
Ein Gerät. Eine Plattform. Eine Abrechnung.
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